Geschäftigkeit ist nicht gleich Produktivität.
Ein voller Terminkalender ist wertlos, wenn er nicht mit den richtigen Aufgaben gefüllt ist. Wer führt – sich selbst oder andere –, muss schwierige Entscheidungen auf Grundlage von Prioritäten treffen.
Das Prinzip im Detail
In vier Schritten durch das Prinzip: verstehen, prüfen, verbinden, anwenden. Jedes Thema lässt sich aufklappen.
Die KernaussageWas das Prinzip sagt – und was nicht
Ein voller Kalender beweist noch keinen Fortschritt. Entscheidend ist, ob deine Zeit in die Aufgaben fließt, die dem Ziel wirklich dienen.
- Es sagt nicht
- Dass viel Arbeit schlecht ist. Einsatz ist wertvoll – wenn er an der richtigen Stelle ansetzt.
- Dass du weniger wichtige Aufgaben einfach liegen lassen kannst. Manches musst du delegieren, vereinfachen oder bewusst später erledigen.
- Genau genommen
- Die 80/20-Regel ist eine Faustregel, kein Messwert, und für Führungsarbeit nicht geprüft. Belegt ist, dass gutes Zeitmanagement moderat mit Leistung und Wohlbefinden zusammenhängt.
- Die Unterscheidung zwischen Geschäftigkeit und Produktivität ist logisch klar. Welche Aufgaben die wichtigen sind, sagt sie dir aber nicht – dafür brauchst du ein klares Ziel.
- Gilt für
- Projektplan und Wochenkalender im Unternehmen, für die Jahresplanung einer Gemeinde, für die Vorstandsarbeit im Verein und für die Frage, wofür ihr als Familie eure Abende nutzt.
Die ErklärungEine lange Aufgabenliste zeigt Einsatz, ist aber noch kein Beleg dafür, dass das Notwendige erledigt wird.
Eine lange Aufgabenliste zeigt Einsatz, ist aber noch kein Beleg dafür, dass das Notwendige erledigt wird.
Das gilt für die eigene Arbeitswoche ebenso wie für die Vorhaben eines ganzen Bereichs.
Als Faustregel hilft das Pareto-Prinzip: Ein kleiner Teil der Aufgaben bringt oft den größten Teil des Ertrags. Stehen zehn Aufgaben auf der Liste, verdienen die zwei wichtigsten den Großteil deiner Zeit und Aufmerksamkeit.
Die Anzeichen3 Anzeichen, wenn das Prinzip wirkt · 3, wenn es fehlt
- Du kannst jeden Morgen sagen, welche wenigen Aufgaben heute am meisten bewirken.
- Du sagst bewusst Nein zu Anfragen, die nicht zu deinen Zielen passen, auch wenn sie dringend klingen.
- Am Ende einer Woche misst du Fortschritt an Ergebnissen, nicht an Stunden, Sitzungen oder abgehakten Punkten.
- Dein Tag ist voll, doch die wichtigen Vorhaben schieben sich von Woche zu Woche.
- Du reagierst vor allem auf E-Mails, Anrufe und Zurufe, statt selbst festzulegen, was zählt.
- In deinem Verantwortungsbereich laufen mehr Vorhaben, als Menschen und Mittel tragen – und niemand weiß, was Vorrang hat.
Die Forschung5 Quellen: 2 Primärstudien, 1 Buch, 1 Praxisbericht, 1 Metaanalyse · 1973–2021 · mit Grenzen der Forschung
- niedrig
- mittel
- hoch
Mittel – Zeitmanagement, Aufmerksamkeitsverteilung, Arbeitsalltag von Führungskräften.
- 1973Henry Mintzberg
Der Arbeitsalltag von Führungskräften ist kurzatmig, zerstückelt und reaktiv.
- 1994Therese Hoff Macan
Zeitmanagement wirkt über das Gefühl, die eigene Zeit zu kontrollieren.
- 2002Heike Bruch & Sumantra Ghoshal
Nur ein kleiner Teil der Manager arbeitet zugleich fokussiert und energiegeladen.
- 2009Sophie Leroy
Nach einem Aufgabenwechsel bleibt Aufmerksamkeit bei der alten Aufgabe; die Leistung sinkt.
Zeitmanagement hängt moderat mit Leistung und Wohlbefinden zusammen. Die 80/20-Regel, auf die sich das Prinzip oft stützt, ist für Führungsarbeit nicht geprüft.
Die HerkunftJohn C. Maxwell · „The Law of Priorities“
- 1998UrsprungJohn C. Maxwell
The 21 Irrefutable Laws of Leadership, Gesetz 17
- The Law of PrioritiesSinngemäß: Wer führt, muss das Wichtige vom bloß Dringenden trennen, denn viel Tätigkeit ist noch keine Wirkung.
- heuteWEGVISOR: Prinzip der Prioritäten
Die WEGVISOR-Fassung „Prinzip der Prioritäten“ bringt das auf den Kernsatz „Geschäftigkeit ist nicht gleich Produktivität.“ Die Forschung stützt den Wert von Zeitmanagement in moderatem Maß; die oft herangezogene 80/20-Regel ist für Führungsarbeit dagegen nicht geprüft.
Die verwandten Prinzipien und QualitätenQ08 Fokus · P18 Verzicht
Prioritäten legen fest, was zählt; Fokus sorgt dafür, dass du dabei bleibst. Ohne Fokus verwässern auch gute Prioritäten im Alltag.
Wer Prioritäten setzt, verzichtet auf vieles, das auch reizvoll wäre. Je mehr Verantwortung du trägst, desto mehr musst du bewusst lassen.
Die Handlungsschritte5 Entwicklungsstufen – vom ersten Bewusstwerden bis zum Weitergeben
- Bewusst werden Schau dir deinen Kalender der letzten Woche an und markiere, welche Termine wirklich zu deinen wichtigsten Zielen beigetragen haben. Nur anschauen, noch nichts ändern.
- Grundlagen legen Streiche oder übergib diese Woche zwei Aufgaben, die nicht zu deinen wichtigsten Zielen beitragen, und nutze die gewonnene Zeit für die wichtigste Aufgabe.
- Zur Gewohnheit machen Plane jeden Freitag die kommende Woche: Bestimme die wenigen Aufgaben mit dem größten Ertrag – als Faustregel etwa jede fünfte – und blocke für sie zuerst den Großteil deiner Zeit.
- Gezielt vertiefen Halte deine Prioritäten auch in einer Woche voller Dringendem durch, sage zu einer Anfrage bewusst Nein und lass dir von einer Vertrauensperson spiegeln, wo du dich verzettelst.
- Weitergeben Hilf diesen Monat den Menschen, mit denen du arbeitest – Kollegin, Projektgruppe oder Team –, selbst konsequent zu priorisieren: Legt gemeinsame Kriterien für Wichtiges statt Dringendes fest und baut sie in eure Planung ein.
Welcher Schritt gerade zu dir passt, zeigt dir der Selbstcheck
Die Reflexionsfragen5 Fragen für dich oder das Gespräch mit anderen
- Welche drei Aufgaben bringen meine Arbeit, mein Team oder meine Familie gerade am weitesten voran?
- Wie viel meiner letzten Woche floss tatsächlich in diese Aufgaben?
- Wozu sage ich Ja, obwohl ich Nein sagen müsste?
- Welche Aufgabe erledige ich selbst, die jemand anderes ebenso gut tun könnte – und welches Vorhaben sollte ich ganz beenden?
- Woran erkenne ich am Abend, ob ich produktiv war oder nur beschäftigt?
Nimm dir Zeit für eine Frage. Schreib die Antwort auf – oder sprich mit jemandem darüber, dem du vertraust.
Das Bild zum MerkenZehn Aufgaben, zwei zählen: 80 Prozent der Energie wandern zu den wichtigsten 20 Prozent.
- Zehn Aufgaben, zwei zählen: 80 Prozent der Energie wandern zu den wichtigsten 20 Prozent.
So sieht das Prinzip der Prioritäten in der Praxis aus
Nummer 1 oder 2 – oder raus
Jack Welch ließ bei General Electric nur Geschäftsbereiche weiterlaufen, in denen GE Marktführer oder Zweiter war; der Rest wurde verkauft oder geschlossen. Von 1981 bis 2001 stieg der Marktwert von 12 auf 410 Milliarden US-Dollar.
Wichtig ist selten dringend
„Die wichtigen sind selten dringend, und die dringenden sind selten wichtig“, soll Dwight D. Eisenhower gesagt haben – später wurde daraus die Eisenhower-Matrix. Beim D-Day plante er das Strategische und delegierte an Generäle wie Patton und Bradley.
Sechs von acht Stunden für die Axt
„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen“, sagte Abraham Lincoln. Eine stumpfe Axt macht die Arbeit mühsam und lang.
